Wir freuen uns über Ihr Interesse an BauChronik, der webbasierten SaaS-Lösung für Baudokumentation und Bauprojektmanagement der MIB Baukonzept GmbH & Co. KG. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Plattform.
§ 1 Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
- Unternehmen: MIB Baukonzept GmbH & Co. KG
- Adresse: Packeniusstraße 53, 41849 Wassenberg
- Handelsregister: HRA 9945, Amtsgericht Aachen
- Pers. haftend: MIB Verwaltungs GmbH, HRB 26077, AG Aachen
- Geschäftsführer: Nicolaj Maranke
- E-Mail (Datenschutz): datenschutz@bauchronik.de
- Website: https://www.bauchronik.de
§ 2 Arten der verarbeiteten Daten
Je nach Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:
2.1 Registrierungs- und Kontodaten
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Firmenname, Anschrift, Telefonnummer
- Gewähltes Abonnementpaket (SOLO / STARTER / PRO / BUSINESS)
- Registrierungsdatum und -zeitstempel
2.2 Projektdaten und Arbeitsinhalte
- Bautagebucheinträge, Fotos, Dokumente
- Mängelmeldungen, Abnahmeprotokolle, Maßnahmenkataloge
- Bauzeitenpläne, Aufgaben, Berichte
- Adressbuchdaten (Firmen, Kontakte, Mitarbeitende)
- Textvorlagen und projektbezogene Einträge
Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen verarbeitet und stehen im Eigentum des jeweiligen Nutzers bzw. Unternehmens.
2.3 Nutzungs- und Verbindungsdaten
- IP-Adresse, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
- Aufgerufene Seiten, Klickpfade, Verweildauer
- Zeitstempel der Zugriffe
- Fehlermeldungen und System-Logs
2.4 Zahlungs- und Vertragsdaten
- Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-ID (bei Geschäftskunden)
- Zahlungshistorie, Rechnungsnummern, Abonnementstatus
Sensible Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, IBAN) werden ausschließlich von unserem Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Systemen gespeichert.
§ 3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
3.1 Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung Ihrer Registrierungs-, Konto- und Zahlungsdaten ist für die Bereitstellung, Verwaltung und Abrechnung unserer SaaS-Leistungen erforderlich. Dies umfasst insbesondere:
- Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos
- Bereitstellung aller gebuchten Module (Bautagebuch, Mängelverwaltung etc.)
- Abwicklung von Zahlungen und Ausstellung von Rechnungen
- Technischen Support und Kundenkommunikation
3.2 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilt haben (z. B. für den Versand von Produktneuigkeiten oder Marketing-E-Mails), verarbeiten wir Ihre Daten auf dieser Grundlage. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
3.3 Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Zur Sicherstellung des Betriebs, der Sicherheit und der Verbesserung unserer Plattform verarbeiten wir Nutzungs- und Verbindungsdaten auf Basis unserer berechtigten Interessen:
- Betrieb, Wartung und Verbesserung der Plattform
- Erkennung und Abwehr von Missbrauch, Betrug und Sicherheitsbedrohungen
- Statistische Auswertungen zur Produktverbesserung
- Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen
3.4 Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wir sind verpflichtet, bestimmte Daten (insbesondere Rechnungs- und Buchhaltungsdaten) zur Erfüllung steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten zu verarbeiten.
§ 4 Empfänger und Drittanbieter
Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben:
4.1 Hosting – Hetzner Online GmbH
- Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
- Serverstandort: Deutschland (EU)
- Zweck: Betrieb und Hosting der BauChronik-Plattform
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, AVV gemäß Art. 28 DSGVO
Die Server von Hetzner befinden sich ausschließlich in Deutschland und unterliegen dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht.
4.2 Zahlungsabwicklung – Stripe
- Anbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland
- Zweck: Verarbeitung von Zahlungen, Abonnementverwaltung
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, AVV gemäß Art. 28 DSGVO
- Stripe verarbeitet Zahlungsdaten auf Basis eigener Datenschutzbestimmungen. Kreditkarten- und Bankdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und nicht an uns übertragen. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy
4.3 E-Mail-Kommunikation – Google Workspace
- Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
- Zweck: Geschäftliche E-Mail-Kommunikation und interne Zusammenarbeit
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, AVV gemäß Art. 28 DSGVO
- Google Ireland Limited ist die EU-Niederlassung von Google LLC (USA). Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html
4.4 Transaktionale E-Mails – E-Mail-Dienstleister
- Zweck: Versand von Registrierungs-, System- und Benachrichtigungs-E-Mails
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, AVV gemäß Art. 28 DSGVO
Für den automatisierten Versand von transaktionalen E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwortzurücksetzung, Systembenachrichtigungen) nutzen wir einen spezialisierten E-Mail-Dienstleister. Es werden ausschließlich die zur Zustellung erforderlichen Daten (E-Mail-Adresse, Name) übertragen.
§ 5 Datenübermittlung in Drittstaaten
Einige unserer Dienstleister (insbesondere Stripe und der Mutterkonzern von Google, Google LLC) haben ihren Sitz in den USA. Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Basis von:
- EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
- Dem EU-US Data Privacy Framework (für zertifizierte Unternehmen)
Hetzner verarbeitet alle Daten ausschließlich in Deutschland. Wir bemühen uns, den Einsatz von Diensten mit Drittstaatenbezug auf das notwendige Minimum zu beschränken.
§ 6 Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
- Kontodaten: Bis zur Kontonlöschung, danach maximal 30 Tage (Datensicherung)
- Projektdaten und Arbeitsinhalte: Für die Dauer des Abonnements zzgl. 30 Tage nach Kündigung zur Möglichkeit des Datenexports
- Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB
- Server-Logs und Verbindungsdaten: In der Regel 30 Tage, maximal 90 Tage
- Daten nach Widerruf einer Einwilligung: Unverzügliche Löschung, soweit keine anderen Rechtsgrundlagen vorliegen
Nach Vertragsende stellen wir Ihnen für 30 Tage einen Datenexport Ihrer Projektdaten zur Verfügung. Anschließend werden alle projektbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht.
§ 7 Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
7.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
7.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen.
7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) einlegen.
7.7 Widerrufsrecht bei Einwilligung
Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7.8 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für die MIB Baukonzept GmbH & Co. KG ist:
- Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
- Adresse: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
- Telefon: 0211 38424-0
- E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
- Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@bauchronik.de
§ 8 Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Plattform verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um den Betrieb und die Nutzererfahrung zu ermöglichen:
8.1 Technisch notwendige Cookies
Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform unbedingt erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie dienen der Authentifizierung (Sitzungsmanagement), der Sicherheit (CSRF-Schutz) und der korrekten Darstellung der Anwendung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
8.2 Analyse-Cookies (mit Einwilligung)
Soweit Sie eingewilligt haben, setzen wir Analyse-Cookies ein, um die Nutzung der Plattform statistisch auszuwerten und zu verbessern. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
§ 9 Registrierung und Nutzerkonto
Für die Nutzung von BauChronik ist eine Registrierung erforderlich. Bei der Registrierung erheben wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und ein Passwort sowie ggf. Unternehmensangaben. Diese Daten werden zur Vertragserfüllung und zur Verwaltung Ihres Kontos benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
BauChronik betreibt ein striktes Multi-Tenant-System: Nutzerdaten werden technisch und logisch mandantengetrennt gespeichert. Kein anderer Nutzer oder eine andere Organisation hat Zugriff auf Ihre Daten.
§ 9a Datensouveränität und Vertraulichkeit der Projektdaten
Die MIB Baukonzept GmbH & Co. KG legt besonderen Wert auf die Datensouveränität ihrer Nutzer. Alle in BauChronik gespeicherten Projektinhalte – einschließlich Bautagebücher, Adressen, Berichte, Abnahmeprotokolle, Mängelmeldungen, Aufgaben, Bauzeitenpläne, Textvorlagen und sonstige projektbezogene Dokumente – sind ausschließlich durch den jeweiligen Mandanten (registrierten Nutzer bzw. die registrierte Organisation) einsehbar.
Kein inhaltlicher Zugriff durch den Anbieter
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der MIB Baukonzept GmbH & Co. KG haben keinen routinemäßigen Zugriff auf Ihre Projektinhalte. Die Plattform ist technisch so konzipiert, dass Projektdaten mandantenspezifisch verschlüsselt und isoliert gespeichert werden.
Ausnahme: Technischer Support
Ein temporärer, auf das absolut Notwendige beschränkter technischer Zugriff durch autorisierte Mitarbeitende ist ausschließlich in folgenden Situationen möglich:
- Auf ausdrückliche schriftliche Anfrage und mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Rahmen eines konkreten Support-Vorgangs
- Zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. aufgrund einer behördlichen Anordnung oder eines Gerichtsbeschlusses)
- Zur Abwehr einer akuten Bedrohung für die Sicherheit der Plattform, soweit dies technisch unbedingt erforderlich ist
Jeder dieser Zugriffe wird protokolliert. Auf Anfrage informieren wir Sie über stattgefundene Zugriffe, soweit keine gesetzliche Schweigepflicht entgegensteht.
Keine Nutzung für eigene Zwecke
Projektdaten werden durch den Anbieter zu keinem Zeitpunkt für eigene Geschäftszwecke, Werbemaßnahmen, Marktanalysen oder die Weitergabe an Dritte genutzt. Sie verbleiben vollständig im Eigentum und in der Verantwortung des Nutzers.
§ 10 Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:
- Verschlüsselte Dateiübertragung (TLS/HTTPS)
- Verschlüsselte Passwort-Speicherung (Hashing)
- Zugriffskontrolle und Rollen-/Rechtemanagement
- Regelmäßige Datensicherungen (Backups) auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland
- Mandantentrennung im Multi-Tenant-System
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen
§ 11 Besondere Hinweise für Nutzer in der Schweiz
Für Nutzer in der Schweiz findet zusätzlich das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG, in Kraft seit 1. September 2023) Anwendung. Ihre Rechte entsprechen im Wesentlichen denen der DSGVO. Als Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Anfragen steht Ihnen datenschutz@bauchronik.de zur Verfügung.
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDOËB) ist die zuständige Aufsichtsbehörde für Nutzer in der Schweiz.
§ 12 Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitungspraktiken ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.
§ 13 Kontakt für Datenschutzanfragen
Für Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder für Anfragen nach Art. 15 ff. DSGVO wenden Sie sich bitte an:
MIB Baukonzept GmbH & Co. KG:
- Datenschutzanfragen: datenschutz@bauchronik.de
- Adresse: Packeniusstraße 53, 41849 Wassenberg
Wir beantworten Ihre Anfragen in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen können wir diese Frist gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO um bis zu zwei Monate verlängern.